Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów - od czego zacząć? 

Prawidłowe przechowywanie dokumentów odgrywa niezwykle istotną rolę, jeśli chodzi o zachowanie dokumentów w nienaruszonym stanie przez długi okres. Często, jako pracodawcy lub osoby prywatne jesteśmy zmuszeni, aby przechowywanie dokumentów w firmie przebiegało sprawnie i skutecznie, co więcej nie powinniśmy również zapominać o prawidłowym oznaczaniu dokumentacji, ponieważ archiwizacja i dobra organizacja nie byłyby w stanie bez siebie funkcjonować. Wiemy już, że archiwizowanie dokumentacji jest niezwykle ważnym procesem, jednak czy jesteśmy świadomi jak istotne jest zadbanie o każdy najmniejszy detal? Tak, aby archiwizowane dokumenty mogły być skutecznie zachowane w nienaruszonym stanie do nawet kilkudziesięciu lat. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów - podpowiemy, jak zadbać o każdy istotny dokument. 

Archiwizacja dokumentacji biurowej, a domowej - różnice 

Przechowywanie dokumentów w firmie nieznacznie różni się od archiwizacji dokumentów w domu. 

Archiwizacja dokumentów w firmie: 

• Często wymaga pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tworzywa bezkwasowego, zapewniającego nam długoletnie przechowywanie bez blaknięcia
• Warto wybierać segregatory z mechanizmem dźwigniowym, które są w stanie pomieścić naprawdę duże ilości dokumentów
• Swoje zastosowanie w firmach odnajdą koszulki krystaliczne, które umożliwiają nam łatwe kserowanie dokumentów bez konieczności wyjmowanie ich z koszulki.
  
  Archiwizacja dokumentów w domu: 
• W środowisku domowym pudła na dokumenty mogą spełniać funkcję nie tylko archiwizacyjną, ale i również, mogą być wykorzystywane w celach przechowywania małych, ważnych przedmiotów rodzinnych. Z uwagi na to, powstały wszystkie pudła archiwizacyjne kolorowe z eleganckimi metalowymi okuciami.
• Nasza dokumentacja domowa z reguły nie jest tak obszerna, jak w firmach. Z uwagi na to warto wybrać segregator ringowy, który jest łatwy i praktyczny w użyciu oraz cechuje się bardzo niską ceną w stosunku do jakości
• Wybierając koszulki do archiwizacji domowej warto zastanowić się nad wyborem koszulek groszkowych z kolorowym brzegiem. Tego typu produkt, znacznie ułatwi nam oddzielanie od siebie papierów ważnych, od tych mniej istotnych.
  
   

Archiwizacja dokumentów papierowych - najważniejsze artykuły 

Wiemy już jak ważne jest archiwizowanie dokumentów w firmie i w domu warto jednak, abyśmy dodatkowo wspomnieli o głównych artykułach biurowych, bez których prawidłowe przeprowadzenie tego procesu byłoby wręcz niemożliwe. Archiwizacja dokumentów papierowych wymaga specjalnego podejścia. Papier gruby, dobrze nasycony tuszem będzie charakteryzował się większą odpornością na blaknięcie. Jak jednak zachować się w sytuacji, gdy archiwizacji planujemy poddać dokumenty drukowane na cienkim papierze takie, jak paragony, czy inne faktury firmowe? Wtedy swoje niedocenione zastosowanie, znajdą wszelkiego rodzaju pudła archiwizacyjne. 

Pudła archiwizacyjne - rodzaje: 

• Pudła archiwizacyjne pojedyncze: wykorzystywane do archiwizacji jednego segregatora lub pliku spiętych ze sobą dokumentów za pomocą klipów archiwizacyjnych
• Pudła archiwizacyjne zbiorcze: wykorzystywane do przechowywania jednego i więcej segregatora, są niezwykle praktycznym artykułem biurowym oraz estetycznym dodatkiem, uzupełniającym wystrój biura.

Przed dokonaniem wyboru odpowiedniego dla nas pudła archiwizacyjnego warto, abyśmy zwrócili uwagę na rodzaj tworzywa, z którego zostało ono wykonane. Wśród najpopularniejszych z nich, jesteśmy w stanie wyselekcjonować pudła archiwizacyjne bezkwasowe. Jaka jest główna zaleta pudeł do archiwizacji tego typu? 
 

• Pudła z tektury falistej, bezkwasowej: powinny charakteryzować się odczynem pH powyżej 7, a optymalnie pomiędzy 7,5-10. Ciekawym faktem jest to, że nie tylko tektura powinna mieć odpowiedni odczyn, ale pozostałe elementy wchodzące w skład budowy takie jak: klej czy taśma również. Sposób wykonania pudła archiwalnego bezkwasowego zawsze musi spełniać najwyższe standardy. Tego typu rozwiązanie chroni podwójnie dokumenty przed blaknięciem. Producenci gwarantują nawet do 100 lat ochrony, najważniejszych dla nas dokumentów.

Kolejnymi niezwykle istotnymi artykułami biurowym, biorącymi udział w procesie archiwizacji, bez wątpienia są wąsy i klipy archiwizacyjne.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów - główne zastosowanie

Archiwizacja dokumentów jest prowadzona niemalże w każdej, sprawnie funkcjonującej placówce. Nie ma znaczenia, czy jest to ogromna korporacja, czy mała rodzinna firma. Istnieją jednak miejsca, w których proces ten jest nieodłącznym elementem pracy, bez którego wykonanie jakiejkolwiek czynności  byłoby wręcz niemożliwe.

 
Miejsca pracy o złożonym procesie archiwizacji: 

• Księgowość: archiwizacja dokumentów księgowych jest niezwykle istotna w  prawidłowym funkcjonowaniu, ponieważ jest to jeden z najbardziej odpowiedzialnych zawodów biurowych, w którym nawet najmniejszy błąd może wiązać się z poważną odpowiedzialnością karną. 
   
• Instytucje szkolne: archiwizacja dokumentów szkolnych, to bardzo odpowiedzialne zajęcie należące do pracy sekretariatu. Szkoły mają obowiązek przechowywania świadectw oraz wielu innych ważnych, poufnych informacji dotyczących uczniów i kadry pracowniczej.
   
• Magazyny: archiwizacja dokumentów magazynowych jest konieczna, aby każdy sklep mógł prawidłowo funkcjonować. Przechowywanie dokumentów dotyczące stanów magazynowych umożliwia sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych oraz praktycznie całkowite wykluczenie pomyłek dotyczących stanów magazynowych. 
   
• Archiwizacja dokumentów bhp odgrywa również istotną kwestię w procesie prawidłowego zarządzania. Moglibyśmy wymienić niekończącą się listę miejsc, placówek, czy instytucji prowadzących archiwizacje dokumentów.

Archiwizowanie dokumentów - aspekt prawny 

Niewątpliwie prawidłowo prowadzona archiwizacja oszczędzi nam wielu nerwów. Brak wystarczającej wiedzy dotyczącej tego procesu, może prowadzić do spowolnienia wykonywanych przez nas codziennych obowiązków. Nie możemy jednak zapominać o tym, że archiwizacja dokumentacji to nie tylko ułatwienie dla nas samych, ale i również obowiązek prawny, regulowany poprzez przepisy. 
 

W 2018 roku wprowadzono ustawę o archiwizacji dokumentów pracowniczych. Wynika z niej między innymi to, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych.

 W rozporządzeniu ogólnym zawarto między innymi takie informacje, jak:

„1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, zwanej dalej "Kodeksem pracy”
 

Przechowywanie dokumentów w firmie - popularne marki 

Wśród najpopularniejszych i najchętniej wybieranych marek niewątpliwie szczególne wyróżnienie należy się takim firmom jak Fellowes i Donau. Obie marki w swojej ofercie posiadają zróżnicowaną ofertę artykułów biurowych, odgrywających istotną rolę w procesie archiwizacji. Zarówna pudła archiwizacyjne Donau, jaki i pudła archiwizacyjne Fellowes cieszą się dużym zaufaniem i zadowoleniem wśród klientów.