Archiwizacja dokumentów a podstawy prawne - jak archiwizować dokumenty?

Archiwizacja dokumentów a podstawy prawne - jak archiwizować dokumenty?

Zapewne każdy z nas wie, że archiwizacja dokumentów jest obowiązkiem zarówno pracodawców, jak i osób prywatnych. W wielu sytuacjach jesteśmy zmuszeni do przechowywania dokumentacji latami, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy możemy zostać o nią poproszeni przez różnego rodzaju organy. Istnieje wiele sprawdzonych sposobów i artykułów biurowych, aby archiwizacja była skuteczna i przede wszystkim, aby przechowywane dokumenty nie zajmowały dużo przestrzeni. Od czego zacząć i o czym pamiętać, jeśli dopiero rozpoczynamy naszą przygodę z archiwizacją? - podpowiemy, jakie artykuły biurowe będą niezbędne oraz jak zarządzać dokumentacją. Zapraszamy!

Zacznijmy od początku - podstawy prawne

Wspomnieliśmy już, że archiwizacja dokumentów nie jest jedynie słownym rozporządzeniem, a normą prawną, która weszła w życie już w 1983 roku. Od tego czasu była ona wielokrotnie rozszerzana o liczne rozporządzenia. Łącznie w życie weszło aż 10 rozporządzeń i dwie ustawy prawne. 

Ustawy prawne dotyczące archiwizacji dokumentów: 

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164)
• Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2015 poz. 566)

Archiwizacja dokumentów - jakie artykuły biurowe wybrać?

Jesteśmy w stanie wyróżnić kilka podstawowych artykułów biurowych, bez których nie możemy mówić o prawidłowej archiwizacji dokumentów. 

Skuteczne archiwizowanie dokumentów - o czym nie możemy zapomnieć?

• Koszulka na dokumenty: koszulka na dokumenty jest podstawowym elementem, jeśli chodzi o skuteczną archiwizację. Za pomocą koszulek na dokumenty, możemy skutecznie zapobiec zabrudzeniom dokumentów, zalaniom, rozdarciom i zagnieceniom. Krótko mówiąc, koszulka na dokumenty jest niewielkim artykułem biurowym, który regularnie stosowany jest w stanie ochronić nasze dokumenty przed większością zagrożeń, które finalnie mogłyby doprowadzić do trwałego zniszczenia dokumentów.

• Segregatory: segregatory biurowe są doskonałym rozwiązaniem, jeśli chodzi o bieżącą archiwizację dokumentów. W wyborze odpowiedniego segregatora powinniśmy kierować się kilkoma szczegółami. Po pierwsze, jeśli chodzi o archiwizowanie dużej ilości dokumentów, koniecznie powinniśmy zdecydować się na zakup segregatorów dźwigniowych, a nie ringowych. Segregatory dźwigniowe są skuteczniejsze w archiwizacji dużej ilości dokumentów, ponieważ zostały wyposażone w dźwignię i docisk. Dodatkowo warto, aby wybrany przez nas segregator charakteryzował się szerokim grzbietem, co umożliwi nam przechowywanie większej ilości dokumentów, niż w przypadku segregatora wąskiego.

• Pudła archiwizacyjne: pudła archiwizacyjne są kolejnym niezbędnym elementem w archiwizacji, zaraz po segregatorach. O ile segregatory sprawdzą się doskonale w bieżącej archiwizacji, to pudła archiwizacyjne są właśnie tym artykułem biurowym, który jest niezastąpiony w wieloletniej archiwizacji. Bezkwasowa tektura pudeł archiwizacyjnych, zapewni dokumentom bezpieczeństwo przed starzeniem. Co więcej, w pudłach archiwizacyjnych jesteśmy w stanie umieścić znacznie więcej dokumentów, niż w segregatorze, przez co kosztem niewielkiej przestrzeni możemy przechowywać duże ilości dokumentacji.

• Klipsy do archiwizacji: ostatnim produktem, który chcielibyśmy wyróżnić w procesie archiwizacji dokumentów, są klipsy archiwizacyjne. Jest to nieznacznie mniej popularny artykuł biurowy od wcześniej wymienionych poprzedników, jednak również niezwykle przydatny. Za pomocą klipsu archiwizacyjnego, jednym ruchem możemy spiąć ze sobą wszystkie dokumenty z segregatora, bez konieczności wyjmowania każdej koszulki na dokumenty pojedynczo. Następnie przy użyciu klipsu do archiwizacji, możemy trwale spiąć z sobą dokumenty i kolejno przenieść je do pudła archiwizacyjnego. Dokumenty spięte w taki sposób zajmą mniej miejsca niż w przypadku przechowywania za pomocą segregatorów.