Archiwizacja dokumentów - jak to robić?

Wydajność naszej pracy w głównej mierze jest zależna od nas samych. Niezwykle ważne jest to, jak zarządzamy naszymi dokumentami. Do najistotniejszego z aspektów wpływających na skuteczne zarządzanie niewątpliwie należy prawidłowo prowadzona archiwizacja. Brak wystarczającej wiedzy dotyczącej tego procesu często może doprowadzać do spowolnienia wykonywanych przez nas czynności, powiększania liczby niezadowolonych klientów lub nawet do problemów na tle prawnym. Jak więc archiwizować dokumentacje w sposób, który będzie złotym środkiem dla naszych potrzeb? Jakie rodzaje artykułów biurowych będą dla nas pomocne? Na te i więcej pytań znajdziemy dzisiaj odpowiedzi.

Archiwizacja dokumentów - na czym polega?

Archiwizacja jest procesem umożliwiającym nam trwałe, wieloletnie przechowywanie dokumentów. Niewątpliwie odgrywa ona kluczową rolę, nie tylko w każdym miejscu pracy, ale i również w wielu gospodarstwach domowych. Trudno byłoby wyobrazić funkcjonowanie każdej z tych placówek bez procesu archiwizacji i przechowywania dokumentów. Wyróżniamy wiele sytuacji, podczas których segregacja i przechowywanie dokumentów jest niezbędna. W tym celu używane są często pudełka archiwizacyjne.

Najważniejsze aspekty w tym procesie:

• aspekt prawny (obowiązek przechowywanie dokumentów ze względu na obowiązujące prawo)
• aspekt bezpieczeństwa (ściśle tajne przechowywanie poufnych informacji)
• aspekt ekologiczny (nie niszczymy dokumentów, przez co nie trafiają one na wysypiska śmieci)

Archiwizacja ułatwia nam codzienne funkcjonowanie oraz sprawia, że ze spokojem i bez zbędnych zmartwień i straty czasu możemy wykonywać obowiązki, które do nas należą.

Miejsca, w których archiwizujemy dokumenty

Archiwizacja dokumentów jest prowadzona niemalże w każdej, sprawnie funkcjonującej placówce. Nie ma znaczenia, czy jest to ogromna korporacja, czy mała rodzinna firma. Istnieją jednak miejsca, w których proces ten jest nieodłącznym elementem pracy, bez którego wykonanie jakiejkolwiek czynności byłoby wręcz niemożliwe.

Miejsca pracy o złożonym procesie archiwizacji:

• Księgowość: archiwizacja dokumentów księgowych jest kluczowa w prawidłowym funkcjonowaniu. To jeden z najbardziej odpowiedzialnych zawodów biurowych. Nawet najmniejszy błąd może wiązać się z poważną odpowiedzialnością karną.
• Instytucje szkolne: archiwizacja dokumentów szkolnych, to bardzo odpowiedzialne zajęcie należące do pracy sekretariatu. Szkoły mają obowiązek przechowywania świadectw i wielu innych ważnych, poufnych informacji dotyczących uczniów i kadry pracowniczej.
• Magazyny: archiwizacja dokumentów magazynowych jest konieczna, aby każdy sklep mógł prawidłowo funkcjonować. Przechowywanie dokumentów dotyczące stanów magazynowych umożliwia sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych oraz praktycznie całkowite wykluczenie pomyłek dotyczących stanów magazynowych.

Archiwizacja dokumentów BHP odgrywa również istotną kwestię w procesie prawidłowego zarządzania. Moglibyśmy wymienić niekończącą się listę miejsc, placówek, czy instytucji prowadzących archiwizacje dokumentów. Przejdźmy jednak do omówienia najważniejszych artykułów biurowych, wykorzystywanych w tym procesie.

Archiwizacja dokumentów w firmie, a w domu różnice

Znając już zastosowanie i znaczenie procesu archiwizacji dokumentów, zapewne wielu z was zastanawia się czy istnieją jakiekolwiek różnice archiwizacyjne w zależności od miejsca w której jest ona prowadzona. Idealnym zobrazowaniem sytuacji będzie porównanie archiwizacji dokumentów w firmie, a archiwizacji do celów domowych.

Archiwizacja dokumentów w firmie:

• często wymaga pudeł archiwizacyjnych, wykonanych z tworzywa bezkwasowego, zapewniającego nam długoletnie przechowywanie bez blaknięcia.
• warto wybierać segregatory z mechanizmem dźwigniowym, które są w stanie pomieścić naprawdę duże ilości dokumentów
• swoje zastosowanie w firmach odnajdą koszulki krystaliczne, które umożliwiają nam łatwe kserowanie dokumentów bez konieczności wyjmowanie ich z koszulki.

Archiwizacja dokumentów w domu:

• w środowisku domowym pudła na dokumenty mogą spełniać funkcję nie tylko archiwizacyjną, ale i również, mogą być wykorzystywane w celach przechowywania małych, ważnych przedmiotów rodzinnych. Z uwagi na to, powstały wszystkie pudła archiwizacyjne kolorowe z eleganckimi metalowymi okuciami. 
• nasza dokumentacja domowa z reguły nie jest tak obszerna, jak w firmach. Z uwagi na to warto wybrać segregator ringowy, który jest łatwy i praktyczny w użyciu oraz cechuje się bardzo niską ceną w stosunku do jakości.
• wybierając koszulki do archiwizacji domowej warto zastanowić się nad wyborem koszulek groszkowych z kolorowym brzegiem. Tego typu produkt, znacznie ułatwi nam oddzielanie od siebie papierów ważnych, od tych mniej istotnych.

Artykuły biurowe niezbędne w procesie archiwizacji

Najlepsi dystrybutorzy artykułów biurowych nieustannie pracują nad tym, aby ich przedmioty były na jak najwyższym poziomie, tak aby zadowalały najbardziej wymagających klientów. Ich oferta jest bardzo rozbudowana pod względem różnorodności. Naszą uwagę skupmy jednak na poszczególnej kategorii, jaką jest archiwizacja biurowa.

Do najważniejszych i niezbędnych produktów z tej grupy należą:

• koszulki na dokumenty
• segregatory na dokumenty
• pudła archiwizacyjne
• przekładki

Wszystkie te artykuły, wpływają nie tylko na jakość pracy, ale i oszczędność naszego czasu.

Archiwizacja dokumentów - aspekt prawny

Wiemy już, jak istotne jest prowadzenie archiwizacji w miejscach pracy, czy środowisku domowym. Warto wspomnieć również o odpowiedzialności prawnej za nieprzestrzeganie rozporządzeń rządowych. W 2018 roku wprowadzono ustawę o archiwizacji dokumentów pracowniczych. Wynika z niej, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych.

 W rozporządzeniu ogólnym zawarto między innymi takie informacje, jak:

„1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, zwanej dalej "Kodeksem pracy"

Pamiętajmy, że prowadzenie archiwizacja dokumentów w wysokim stopniu oszczędzi nam nerwów i ułatwi codzienne funkcjonowanie. Prawidłowo zabezpieczone dokumenty zachowamy na lata, bez konieczności odświeżania dokumentów poprzez wielokrotny druk.