Jak przechowywać dokumenty?

Miejsce oraz sposób przechowywania dokumentów wpływa na efektywne zarządzanie firmą. Warto więc wyposażyć biuro w funkcjonalne i komfortowe akcesoria do archiwizacji, dzięki którym o wiele łatwiej będzie zachować porządek w dokumentacji. Nie bez znaczenie jest także organizacja biura i jego estetyczny wygląd, który wzbudza zaufanie klientów i ułatwia codzienną pracę wszystkim pracownikom. Jeżeli dokumenty są uporządkowane, pracownicy nie tracą czasu na poszukiwanie potrzebnych informacji. Jak zatem prawidłowo archiwizować dokumenty? Jakie akcesoria ułatwią codzienne segregowanie papierów?

Dobra organizacja dokumentów to podstawa

Niezależnie od wielkości firmy, przechowywanie dokumentów jest koniecznością. Ważna jest zatem organizacja biura, a mianowicie zapewnienie wystarczającej ilości miejsca na archiwizowane materiały. Warto widzieć, że niektóre dokumenty trzeba przechowywać nawet 5 i 10 lat, zwłaszcza księgi podatkowe, sprawozdania finansowe, ewidencje oraz różnego rodzaju dokumentację ZUS. Zatem koniecznie trzeba wyposażyć biuro w meble, np. szafy na dokumenty oraz artykuły, np. pudła archiwizacyjne, które pomieszczą ogromną liczbę papierów. Potrzebne będą także segregatory ringowe ESSELTE, teczki różnego rodzaju oraz skoroszyty. W każdej firmie przepływ dokumentów powinien być płynny i sprawny, zwłaszcza gdy muszą one zostać podpisane przez kilka osób, zanim zostaną schowane do koszulek i zamknięte w segregatorze. Dokumenty warto podzielić na kategorie, np. archiwalne i niearchiwalne oraz stosować się do tej zasady podczas ich sortowania. Ważna jest konsekwencja w działaniu oraz systematyczność – każdego dnia należy porządkować dokumenty, wkładać je do teczek i chować do szaf lub szuflad. Dokumenty firmowe powinny być segregowane chronologicznie i alfabetycznie. Warto umieścić je w koszulkach, bo dzięki temu chronimy je przez zniszczeniem oraz wyblaknięciem. Należy także pamiętać o tym, że niektóre dokumenty należy zeskanować i/lub skserować, ponieważ mogą być nieczytelne po kilku latach archiwizowania, np. wydruki z kas fiskalnych, które przechowują księgowe w biurach rachunkowych. Jeżeli dokumenty archiwizujemy w segregatorach, koniecznie należy opisywać ich zawartość na grzbietach, np. za pomocą etykiet samoprzylepnych. Wnętrze segregatorów biurowych warto posegregować według kategorii za pomocą przekładek kartonowych lub przekładek z laminowanymi indeksami, np. Q-CONNECT, DONAU i OFFICE PRODUCTS. Pomocny w archiwizacji jest wykaz dokumentów, ułatwiający szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów. Ważne jest to, aby wykaz był czytelny dla wszystkich. Można go przykleić na szafie na dokumenty lub przygotować online w komputerze.

Gadżety pomocne przy porządkowaniu dokumentacji

Oczywiste jest to, że archiwizacja dokumentów bez takich artykułów, jak skoroszyty, teczki, koszulki i segregatory jest wręcz niemożliwa. Wygodę przechowywania papierów gwarantują także niektóre akcesoria biurowe, których zadaniem jest ułatwienie w dotarciu do interesujących informacji. Podczas porządkowania dokumentów w archiwizacji zawieszkowej, przydadzą się szyldy i etykiety służące do opisywania zawartości. Nie trzeba wtedy otwierać teczki, aby sprawdzić, co znajduje się w środku. Wystarczy umieścić szyldy, by nie zasłaniały się nawzajem w teczkach zawieszkowych. Innym gadżetem do biura, który ułatwi segregowanie dokumentów w szufladzie są przekładki OFFICE PRODUCTS. Ułatwiają segregowanie zawartości teczki, co pozwala na wygodne wyciągnięcie umowy lub rachunku, bez koniczności naruszenia całej zawartości. Równie potrzebnym gadżetem do archiwizacji są listwy zawieszkowe, które stosuje się w teczkach i skoroszytach. Podczas umieszczania dokumentów w segregatorze warto zadbać o przejrzystość wpinanych materiałów, aby podczas poszukiwań było można łatwo orientować się i nie tracić czasu na wertowanie papierów strona po stronie. W tym celu najlepiej zakupić takie artykuły biurowe, jak przekładki indeksujące. Są one pomocą informacyjną dla osób zajmujących się archiwizacją dokumentów, pozwalają na oddzielenie od siebie poszczególnych partii materiałów. W ofercie sklepów z wyposażeniem dla biur możemy kupić przekładki alfabetyczne, numeryczne, ABC oraz w układzie miesięcznym. Najczęściej gadżety te są wielokolorowe, wykonane z kartonu lub tworzyw sztucznych oraz dostępne w kompletach w różnych rozmiarach.

Regały i szafy niezbędne w biurze

Dokumenty najlepiej przechowywać w szafach zamykanych na klucz. Warto więc wyposażyć biuro w funkcjonalne meble, przystosowane do archiwizacji teczek, segregatorów i pudeł. Dobrej jakości szafy na dokumenty powinny mieć szuflady na teczki zawieszkowe, co pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych akt. W szafach biurowych mile widziane są także regały i półki, na które warto ustawić segregatory z podpisanymi grzbietami. W niejednym biurze potrzebne będą także szafy kartotekowe i szafy aktowe z szufladami oraz specjalnymi przegródkami, które koniecznie należy opisać. Przydać się także mogą specjalne szafy metalowe na dokumenty tajne i ściśle tajne, które zwykle zamyka się na kilkucyfrowy kod. Ich zadaniem jest zabezpieczenie dokumentów przez dostępem nieupoważnionych osób. Funkcjonalne i przestronne szafy biurowe pozwalają na sprawne przechowywanie dokumentacji firmy i szybkie dotarcie do poszukiwanych papierów – nawet w kilka minut.

Dodatkowe artykuły do przechowywania dokumentów w biurze

Aby zaoszczędzić czas na wyszukiwanie potrzebnych archiwizowanych dokumentów, warto wyposażyć biuro w pudła archiwizacyjne na zawartość segregatora. Wystarczy dokumenty wyjąć z segregatora, spiąć wąsami skoroszytowymi i w ten sposób można przechowywać je przez wiele lat. Bardzo popularne są pudła archiwizacyjne ESSELTE. W ofercie tego producenta można znaleźć także pudła na teczki zawieszkowe oraz na segregatory i pojemniki. Wygodnym rozwiązaniem dla biur są pojemniki na teczki wykonane z tworzyw sztucznych ułatwiają łatwy dostęp do zawartości, segregowanie oraz opisywanie poszczególnych teczek. Do przechowywania dużych zasobów dokumentów mogą przydać się wózki na teczki i segregatory − zamykane na klucz. Są wyposażone w kółka, zatem pozwalają na mobilne archiwizowanie akt. Potrzebne mogą okazać się także stojaki na teczki, na których można trzymać materiały papiernicze wykorzystywane na bieżąco. Można je ustawić obok biurka lub zawiesić razem z zawartością na ścianie. W trosce o wygodne wyszukiwanie informacji, warto zakupić także wizytowniki DONAU, w którym umieści się dane kontaktowe klientów oraz kontrahentów naszej firmy.

DlaBiura24.pl