Biuropedia

Niszczarki do papieru a RODO - sprawdź informacje

Niszczarki a RODO

Obowiązkiem zarówno każdego przedsiębiorcy, jak i osoby fizycznej jest przestrzeganie podstawowych zasad ochrony danych osobowych. Normy te opisane są w licznych przepisach prawnych, jednak wśród najważniejszych z nich, jesteśmy w stanie wyróżnić dwie, które powinien znać każdy.

Niszczarka a RODO - normy prawne:

EN 15713: norma, która określa zakres bezpiecznego niszczenia niejawnych dokumentów. Według tej normy poziom bezpieczeństwa 4 (DIN P-1) odpowiedni jest dla większości dokumentów. Z kolei poziom 6 (DIN P-4) dla dokumentów tajnych.
DIN 66399: norma regulująca zasady dotyczące bezpiecznego niszczenia dokumentów i nośników danych

Niszczarka a RODO - wymagania dotyczące niszczenia dokumentów

Prawidłowe niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe ma kluczowe znacznie, jeśli chodzi o funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa. Dlatego szczególnie warto zadbać o niszczenie dokumentów zgodnie z RODO. W tym celu niezwykle pomocny okaże się zakup niszczarki do papieru, która będzie spełniać wszystkie te wymagania.

Niszczarka RODO wymagania

Wszystkie niszczarki oferowane przez producentów artykułów biurowych spełniają wymagania RODO. Najważniejszym parametrem, jeśli chodzi o niszczarki jest rozmiar ścinek - im mniejsza ścinka, tym trudniejsze będzie jej ponowne złożenie. Dlatego warto wybierać modele niszczarek, które tną kartę papieru na jak najmniejsze ścinki.

RODO a niszczenie dokumentów - co warto wiedzieć?

Warto wiedzieć, jakie dokumenty niszczyć w jaki sposób, ponieważ nieprzestrzeganie tych zasad może obciążyć naszą firmę wysokimi karami pieniężnymi.

Pierwszą grupą, są dokumenty archiwalne kategorii B, które mogą zostać zniszczone dopiero po określonym czasie - w zależności od tego, jaki numer przepisano konkretnej kategorii.
Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „Bc” oznacza taki rodzaj wytworzonej dokumentacji, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. Dokumenty tego typu, można zniszczyć bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej.
Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „BE” sygnalizuje nam rodzaj dokumentacji, która po ustalonym prawnie okresie przechowywania poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe.
Dokumenty księgowe, po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej.
Dokumenty, które nie są chronione prawnie np. broszury reklamowe

Czy niszczenie dokumentów jest przetwarzaniem danych osobowych?

Tak, częścią przetwarzania danych jest niszczenie dokumentów, na których dane się znajdują, więc proces ten musi odbywać się w sposób zapewniający należytą ochronę.