Niszczenie dokumentów - przepisy i wymogi prawne

Niszczenie dokumentów - przepisy i wymogi prawne 

Niszczenie dokumentów jest ściśle związane z przepisami prawnymi. Każdy niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności jest zobowiązany do przestrzegania norm i przepisów prawnych, a te ściśle regulują kwestię ochrony danych osobowych. W tym krótkim artykule chcielibyśmy szybko streścić jak prawidłowo niszczyć dokumenty, aby powstałe ścinki były jak najmniej możliwe do oczytania i ponownego złożenia. Niszczenie dokumentów - wymogi prawne, zapraszamy!
 

Niszczenie dokumentów przepisy - co warto wiedzieć?

Sposób i normy niszczenia dokumentów w Polsce są określane przez niemiecką regulację DIN 66399, która została opracowaną przez Standards Committee for Information Technology and Applications (NIA) w październiku 2012 roku. Norma ta opisuje maksymalną powierzchnię i długość ścinek oraz kataloguje je w grupy w przypadku dokumentów od P1 do P7. Jest to norma używana w przetargach przez polskie organy administracyjne czy duże firmy, która pozwala na dostosowanie tajności niszczenia dokumentów. 

Warto również wiedzieć, jakie dokumenty niszczyć w jaki sposób, ponieważ nieprzestrzeganie tych zasad może obciążyć naszą firmę wysokimi karami pieniężnymi. 

• Pierwszą grupą, są dokumenty archiwalne kategorii B, które mogą zostać zniszczone dopiero po określonym czasie - w zależności od tego, jaki numer przepisano konkretnej kategorii.
• Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „Bc” oznacza taki rodzaj wytworzonej dokumentacji, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. Dokumenty tego typu, można zniszczyć bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej.
• Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „BE” sygnalizuje nam rodzaj dokumentacji, która po ustalonym prawnie okresie przechowywania poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe.
• Dokumenty księgowe, po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej.
• Dokumenty, które nie są chronione prawnie np. broszury reklamowe
   

W jaki sposób niszczyć dokumenty? 

Najlepszym sposobem na niszczenie dokumentów jest zakup niszczarki biurowej. Nowoczesne urządzenia niszczące umożliwiają nam niszczenie dokumentów na najwyższym poziomie z zachowaniem wszystkich wymogów RODO, dzięki czemu my jako użytkownicy nie musimy się o nic martwić, ponieważ mamy pewność, że niszczarka wykonała za nas całą pracę. W branży biurowej wyróżniamy wiele firm, które w swojej ofercie mają duży wybór niszczarek biurowych. Wśród najpopularniejszych z nich, z całą pewnością powinniśmy wyróżnić, takie firmy jak: Fellowes, HP, Wallner, czy Rexel.