Organizacja czasu oraz miejsca pracy

Doba ma 24 godziny a obowiązków w biurze przybywa. Jak więc sobie z tym poradzić? Jak się okazuje, jest kilka prostych zasad, dzięki którym bez problemu można poprawić efektywność swojej pracy. Zarządzanie czasem, to tak naprawdę planowanie oraz systematyczne wykonywanie zadań zmierzających do określonego celu. Istnieje kilka metod opracowanych w celu uporządkowania sobie czasu w pracy:

METODA ABC

Należy podzielić swoje zadania na trzy grupy a, b oraz c. Dzieli się je w zależności od ich wagi oraz tego, czy można je zlecić innym pracownikom.

A – zadania priorytetowe, musimy je zrobić własnoręcznie

B – ważne zdania, ale takie, które można zlecić innym

C – mało ważne zadania, takie, które możemy zrobić później lub zlecić innym

KIS „Keep it Simple” (nie komplikuj)

Zasada ta zakłada, że należy dążyć do upraszczania sobie życia. Dzielmy sobie zadania na etapy i upraszczajmy je jak tylko można – unikajmy zbędnych spotkań oraz zaśmiecania skrzynki mailowej.

GTD „getting this done”

Zasada ta zakłada uporządkowanie pracy w sposób logiczny.

1 – lista - spiszmy swoje zadania

2 – analiza – posegregujmy spraw na kategorie (kosz, archiwum oraz te do zrobienia)

Krótkie i nieczasochłonne sprawy załatwmy od razu. Uporządkujmy wszystko względem czasu (pilne, długie oraz sprawy, z którymi można poczekać). Zaplanujmy swój czas za pomocą planera miesięcznego lub rocznego. Następnie przejdźmy do realizacji.

POMODORO – nazwa pochodzi od minutnika w kształcie pomidora.

Gdy już mamy spisaną listę zadań, ustawmy czasomierz na 25 minut. W tym czasie skoncentrujmy się na wykonaniu zadania – nie rozmawiajmy z nikim, nie przeglądajmy telefonu, ani nie wychodźmy na kawę.  Po upływie 25 minut z uśmiechem oznaczmy zadanie jako wykonane. W przypadku dłuższego zdania, cieszmy się, że już część mamy za sobą. Po upływie jednego pomodoro, róbmy sobie 5 minut przerwy (najlepiej w tym czasie przejść się po biurze). Metoda ta pozwala na skupieniu się na zadaniu oraz uniknięciu ciągłego rozpraszania się rzeczami małoistotnymi.

Zasady organizowania czasu pracy:

• Koncentrujmy się na zadaniach istotnych. Pamiętajmy, że nie wszystko jest pilne. Nie marnujmy czasu na sprawy mało ważne. Pracę rozpocznijmy od zadań najważniejszy oraz najnieprzyjemniejszych. Pamiętajmy, aby robiąc daną rzecz, poświęcić się jej i poważnie się na niej skupić.
• Róbmy przerwy. To wcale nie jest marnowanie czasu! Są one potrzebne aby zregenerować organizm oraz dzięki temu zwiększyć wydajność pracy.
• Delegujmy zadania. Nie jesteśmy jedyni. Inni mogą nam pomóc wykonaniu niektórych zadań.
• Dbajmy o siebie. Aby nasza praca była wydajna musimy o siebie dbać. Śpijmy minimum 8h, jedzmy zdrowo oraz poświęcajmy swój wolny czas na trochę sportu oraz oczywiście relaks ;)
• Sprawdźmy co zabiera nasz czas – na bieżąco zapisujmy rzeczy, które robimy w notatniku. Dzięki temu zrozumiemy, na co marnujemy swój cenny czas.

• Nauczmy się planować - nie wymaga to wiele, jedynie kilku minut i… kalendarza ;)  Obok zadania, zapiszmy sobie ilość czasu, którą potrzebujemy na jego wykonanie. Mówi się o zasadzie, że w ciągu dnia należy zaplanować 60% czasu, natomiast 40% należy zostawić na nieoczekiwane sytuacje.
• Nie róbmy wielu rzeczy na raz – robienie wszystkiego na raz wcale się nie sprawdza. W praktyce jest to niemożliwe. Tak naprawdę jest to robienie wszystkiego, a zarazem niczego. Gdy nie skupiamy się na jednej rzeczy, nie zrobimy jej dobrze. Ponadto, robienie wielu rzeczy jednocześnie, wydzielanie hormonów stresu rośnie, ale obniża się natomiast efektywność naszej pracy.

• Unikajmy przeglądania mediów społecznościowych – jest to bez sensu, ponieważ spędzając czas w Internecie bardzo się rozpraszamy. Zamiast tego, w czasie krótkiej przerwy lepiej przejść się na korytarzu, wyjść na dwór i zaczerpnąć świeżego powietrza.
• Pamiętajmy o zachowaniu porządku w miejscu pracy – jest to jedna z najważniejszych rzeczy jeśli chcemy aby nasza praca była efektywna oraz przebiegała w miłej atmosferze. Pamiętaj aby mieć posegregowane pulpity na komputerze, dzięki czemu unikniesz straty czasu podczas szukania jakiegoś dokumentu lub zdjęć. Do poukładania dokumentów w wersji papierowej przydadzą się segregatory oraz teczki. Aby nie było bałaganu na biurku, należy zaopatrzyć się w przyborniki na biurko, wizytowniki, podkładki na biurko (mogą być z terminarzem). Przydatnym produktem mogą okazać się również półki na dokumenty.  

Mimo wielu rozpraszaczy, które tylko czekają aby utrudnić nam skupienie się na pracy, są zasady, dzięki którym nasza pracy będzie owocniejsza i będziemy mieć więcej czasu na rzeczy naprawdę bardzo ważne. Dzięki dobrej organizacji mamy możliwość realizowania tych samych zadań mniejszym nakładem sił oraz zwiększa się nasza motywacja do pracy