Zarządzanie - budżet

Budżety pozwalają na kontrolę i ograniczanie wydatków w dowolnej gałęzi struktury firmy. Użytkownicy danej komórki mogą dzielić jeden, wspólny budżet, lub każdy z nich może mieć własny budżet (w tym budżet nieograniczony). Zarządzanie budżetami odbywa się z poziomu menu zarządzania strukturą firmy: Zarządzanie → Firmy – należy kliknąć na linku „Budżet” obok nazwy oddziału/osoby – np.:



Kolejne pola/sekcje formularza mają następujące znaczenie:

  • Minimalna ilość zamówień – umowna wartość ilości zamówień, jakie Klient zobowiązał się składać w danym cyklu rozliczeniowym; 0 – break limitu
  • Maksymalna ilość zamówień – ilość zamówień, po których w danym cyklu rozliczeniowym system nie pozwoli złożyć więcej zamówień.
  • Minimalna/maksymalna wartość zamówień: wartości, poniżej/powyżej których system nie pozwoli złożyć zamówienia
  • Przenoś pozostały budżet – [dotyczy tylko budżetu ogólnego] – jeśli po zakończeniu bieżącego cyklu pozostaną środki w budżecie, zostaną one przeniesione na kolejny cykl. Np. budżet ogólny ustawiony jest na 1000 zł. W dniu zamknięcia cyklu rozliczeniowego wykorzystano jedynie 891 zł. W kolejnym cyklu użytkownik/oddział będzie miał do dyspozycji 1000+109zł = 1109zł budżetu. Uwaga – przechodzące budżety nie kumulują się – w następnym miesiącu możliwe jest wykorzystanie wyłącznie pozostałego budżetu z poprzedniego miesiąca.
  • Typ budżetu:
    ◦ miesięczny – okres budżetowy rozpoczyna się pierwszego dnia każdego miesiąca,
    ◦ kwartalny – okres budżetowy rozpoczyna się pierwszego dnia każdego kwartału kalendarzowego,
    ◦ roczny – okres budżetowy rozpoczyna się pierwszego dnia każdego nowego roku kalendarzowego,
    ◦ nieograniczony – brak ograniczeń,
    ◦ dziedzicz – budżet jest dziedziczony z komórki nadrzędnej. UWAGA: ten typ budżetu można przypisać tylko do użytkownika. Nie ma możliwości, by oddział dziedziczył budżet z innego oddziału, więc ten tryb dostępny jest wyłącznie dla budżetu użytkownika,
    ◦ zaawansowany – tryb, w którym definiuje się ogólne budżety i przypisuje dowolne kombinacje budżetów do oddziałów na poziomie danego użytkownika; ten tryb pozwala dzielić jeden budżet między wieloma oddziałami.  Ten tryb dostępny jest wyłącznie dla budżetu użytkownika,
  • Wartość ogólna- wartość ogólnego budżetu (dla produktów, które nie są przypisane do żadnej z linii budżetowych – więcej informacji poniżej).
  • Wartość z poprzedniego cyklu – budżet niewykorzystany w poprzednim cyklu, dodany do bieżącego.


Możliwe scenariusze:
  • Brak ograniczeń – użytkownikowi należy przypisać budżet nieograniczony.
  • Własny budżet użytkownika – danemu użytkownikowi przypisujemy budżet na poziomie jego konta (miesięczny/kwartalny/roczny) i ustalamy wartość oraz ewentualne linie budżetowe.
  • Budżet dzielony dla działu – na poziomie działu definiujemy budżet, a wszystkim użytkownikom pracującym w tym dziale ustawiamy jako typ budżetu „dziedzicz”. Suma wartości i ilości zamówień poszczególnych użytkowników z danego działu nie będzie mogła przekroczyć limitów dla tego działu:
  • Model mieszany – części użytkowników można przypisać model współdzielony budżetu dla działu, a wybranym użytkownikom tego działu budżet własny – nie będą pomniejszali budżetu dostępnego dla działu i odwrotnie – pracownicy działu nie będą pomniejszali budżetu takiego użytkownika.
  • Linie budżetowe:
    Budżet może składać się z więcej niż jednej linii budżetowej (domyślnie istnieje linia Ogólne – nie trzeba definiować wtedy dodatkowych linii budżetowych w sekcji „Linie budżetowe”).

    Aby stworzyć nową linię budżetową, należy przygotować minikatalog (Zarządzanie → Minikatalogi) z produktami, dla których chcemy przypisać odrębny limit budżetu. Następnie w panelu budżetu konkretnego użytkownika lub działu uaktywnić daną linię, klikając na linku „Dodaj” w sekcji „Pozostałe linie budżetowe”:




    Na powyższym przykładzie zdefiniowane są linie budżetowe „Spożywcze Klient”, „Spożywcze Biuro”, i „Biurowe” o wartościach kolejno: 100, 50 i 300 zł. Produkty z w/w katalogów będzie można kupić do powyższych limitów. Wszystkie pozostałe produkty (nie znajdujące się w żadnym z tych trzech katalogów/linii budżetowych) nie będą dostępne dla tego użytkownika. Gdyby zdefiniowano budżet ogólny w tym przypadku - produkty spoza linii budżetowych mogłyby być kupowane do poziomu ogólnego budżetu.

    Kolejnym istotnym elementem w tym przykładzie jest fakt, że budżety spożywcze (Biuro i Klient) zostały zdefiniowane z wykorzystaniem dokładnie tej samej puli produktów. Oznacza to, że dany produkt dostępny jest w dwóch budżetach. Powoduje to wyświetlenie podczas zakupów (lista produktów/karta produktów/ulubione) pola wyboru budżetu, z którego ma być opłacony produkt - na poniższym rysunku pokazano różnicę między możliwością wyboru budżetu, a pojedynczym budżetem przypisanym na stałe:




  • Model zaawansowany:




    W tym modelu należy zdefiniować ogólne budżety i następnie do konkretnego użytkownika przypisać oddział i budżet w ramach którego może on być wykorzystany.