Pudła archiwizacyjne

Proces archiwizacji dokumentów jest stałym elementem, funkcjonującym w naszym społeczeństwie. Często w biegu codziennego dnia nie dostrzegamy, jak istotną rolę odgrywa on w naszym życiu. Celów przechowywanie dokumentów jest naprawdę niezliczona ilość. Zarchiwizowane dokumenty często stanowią podstawę do wyciągania wniosków poprzez pracowników, aby w przyszłości świadczyli jeszcze lepsze usługi. Prawidłowo prowadzona archiwizacja w wysokim stopniu może przyśpieszyć nasze działania, co korzystnie wpływa na oszczędność czasu pracy. Na rynku istnieje wiele marek, które jako swoje motto przewodnie przyjęły cel poprawiania jakości funkcjonowania pracownika biurowego. W związku z tym obecnie znamy wiele niezbędnych produktów, bez których znaczna część procesów biurowych byłaby wręcz niemożliwa. Według nas do najważniejszych z nich należą między innymi: segregatory, czy pudła archiwizacyjne przystosowane do wieloletniego przechowywania dokumentacji. Poznajmy, jak ważny jest proces archiwizacji oraz, jak prawidłowo dobrać karton na dokumenty wedle naszych potrzeb i oczekiwań.
 

Pudła na dokumenty - proces archiwizacji

Na początek, powinniśmy dokładnie poznać znaczenie procesu archiwizacji, które posiada naprawdę wiele zastosowań. Prowadzenie jej w głównej mierze polega na badaniu, porządkowaniu, opisywaniu i wykonywaniu czynności związanych z ochroną dokumentów.

Między innymi w takich miejscach,  jak:

• organizacje państwowe
• przedsiębiorstwa biurowe
• małe gospodarstwa domowe

Wyróżniamy wiele sytuacji, podczas których segregacja i przechowywanie dokumentów jest niezbędna.
W tym celu używane są często pudełka archiwizacyjne.

Pudła na dokumenty - aspekty 

• aspekt prawny (obowiązek przechowywanie dokumentów ze względu na obowiązujące prawo)
• aspekt bezpieczeństwa (ściśle tajne przechowywanie poufnych informacji)
• aspekt ekologiczny (nie niszczymy dokumentów, przez co nie trafiają one na wysypiska śmieci)
   

Karton archiwizacyjny - budowa i znaczenie

W procesie trwałej archiwizacji niezwykle istotne jest prawidłowe dostosowanie kartonu na dokumenty, ze względu na parametry, ale przedewszystkim na tworzywo i jego gramaturę, z którego został wykonany. Produkt ten charakteryzuje się podziałem bardzo zbliżonym do tego, który posiadają również segregatory na dokumenty.

Pudła na dokumenty - wyróżniamy:

• pudła tekturowe: należy zwrócić uwagę na gramaturę tektury, będzie ona miała istotny wpływ na grubość i trwałość kartonu.
• pudła archiwizacyjne (pp): wykonane z polipropylenu, charakteryzują się wysoką odpornością na zalania i trwałością.
• karton do archiwizacji tektura / pp: dodatkowo wzbogacone o folię pp, która charakteryzuje się wysoką odpornością na niekorzystne czynniki zewnętrzne.
• pudła z tektury falistej, bezkwasowej: powinny charakteryzować się odczynem pH powyżej 7, a optymalnie pomiędzy 7,5-10. Ciekawym faktem jest to, że nie tylko tektura powinna mieć odpowiedni odczyn, ale pozostałe elementy wchodzące w skład budowy takie jak: klej czy taśma. Sposób wykonania pudła archiwalnego bezkwasowego zawsze musi spełniać najwyższe standardy.

Pudełka archiwizacyjne - formaty

Producenci tym razem również nas nie zawiedli. Pudełka do archiwizacji  występują w wielu formatach. Zostały one zaprojektowane w taki sposób, aby każdy segregator miał swój odpowiednik rozmiarów. W związku z tym, oprócz pudełka na dokumenty A4 wyróżniamy również produkty o innych formatach i zastosowaniach.

W podstawowym podziale, karton archiwizacyjny dzielimy na:

• kartony archiwalne pojedyncze (do przechowywania jednego segregatora)
• kartony na archiwum zbiorcze

Kartony do archiwizacji dokumentów - zadania specjalne

Oprócz klasycznego zastosowania pudeł archiwizacyjnych w procesie przechowywanie segregatorów, jesteśmy w stanie wyróżnić znacznie więcej wyspecjalizowanych zastosowań. 

Między innymi w ofercie producentów znajdziemy takie pozycje, jak:

• pudełka na akta (kartony do archiwizacji akt)
• pudełka otwarte na literaturę / czasopisma
• pudła archiwizacyjne zamykane od góry
• pudła archiwizacyjne z zamknięciem bocznym
   

Kolorowe pudełka do archiwizacji dokumentów

Na rynku istnieje bardzo szeroka różnorodność kolorów kartonów archiwizacyjnych. Mimo wszystko do najpopularniejszych w dalszym ciągu należą wszystkie te, o naturalnym odcieniu.

Najpopularniejsze kolory:

• pudło archiwizacyjne czerwone
• pudło archiwizacyjne zbiorcze białe
• pudło archiwizacyjne czarne
• pudła archiwizacyjne neonowe
• pudła archiwizacyjne o naturalnym odcieniu tektury I wiele, wiele więcej. 

Dodatkowo warto, abyśmy również zwrócili uwagę na drobne szczegóły, które niewątpliwie wpływają na jakośćcałego produktu. Niektóre z pudeł na dokumenty zostaływzbogacone o metalowe okucia, których głównymzadaniem jest ochrona dolnych krawędzi przed zniszczeniem. Kolejnym elementem, na który warto zwrócić uwagę przed dokonaniem zakupu, są otwory na palec w dolnej części kartonu. Takie rozwiązanie umożliwi nam bezproblemowe wyciąganie dokumentacji z półek biurowych

Pudła do archiwizacji - ciekawostki

Częstym problemem obszernej dokumentacji jest to, że zajmuje ona naprawdę wiele miejsca. W tym celu powstały właśnie klipsy archiwizacyjne, które umożliwiają nam spinanie dokumentów bez konieczności użycia segregatorów na dokumenty. Tego typu rozwiązanie jest świetną alternatywą, zastępującą segregatory.
 

Producenci  

Cenimy produkty, które cieszą się zaufaniem klientów od wielu lat. Warto ufać markom, które swoim wieloletnim doświadczeniem w branży papierniczo-biurowe udowadniały, że to pasja do zaspokajania potrzeb pracownika biurowego zawsze jest na pierwszym miejscu.

Pudła na dokumenty - główni dystrybutorzy:

• Fellowes: "Harry Fellowes założył firmę w 1917 roku zaczynając od słynnych do dziś pudeł archiwizacyjnych Bankers Box. Zmiany, które zachodziły w ówczesnej przestrzeni biurowej wpływały także na działania firmy, która rosła w coraz to nowe kategorie, takie jak akcesoria technologiczne czy innowacyjne produkty, do których zaliczyć można pierwszą niszczarkę osobistą”.
   
• Donau: pierwsze kroki na rynku firma stawiała już w 1954 roku. Wtedy też w Wiedniu powstała marka Donau-Plastik. Z czasem oferta marki została poszerzona o artykuły biurowe oraz szkolne.
   
• Esselte: od ponad 100 lat zaangażowana jest w produkcje artykułów biurowych. Założyciele firmy jako swoje motto przewodnie działań podkreślają: „Chcemy ułatwiać pracę w biurach ludziom na całym świecie”.