Archiwizacja dokumentów w firmie – przydatne materiały

Prawidłowa archiwizacja dokumentów w firmie to gwarancja pełnej kontroli,bezpieczeństwa oraz porządku. Dostęp do poufnych informacji powinni posiadać tylko upoważnieni pracownicy, dlatego tak ważne jest wyposażenie firmy w artykuły biurowe, które ułatwią codzienne porządkowanie papierów i zabezpieczenie archiwum. Jakie materiały będą potrzebne, aby sprawnie zarządzać archiwizacją?

Segregatory niezbędne w każdym biurze

W natłoku wielu obowiązków nietrudno o chaos w dokumentach, zwłaszcza gdy nie mamy w pobliżu odpowiednich artykułów biurowych, do których możemy schować, np. umowy, rachunki i faktury. Koniecznie trzeba „wyrobić w sobie” nawyk odkładania każdego dokumentu na miejsce i wpinania do segregatora lub teczki. Segregator biurowy to najlepsze produkty do przechowywania różnego rodzaju dokumentacji firmowej. W prosty sposób można opisać jego zawartość na grzbiecie, a w środku tego akcesorium najlepiej włożyć zakładki indeksujące i/lub przekładki, dzięki którym szybko i sprawnie odnajdzie się informacje niezbędne do pracy. Warto także wprowadzić do codziennej archiwizacji kod kolorystyczny, np. niebieskie segregatory przeznaczyć na przechowywanie umów, zielone – rachunków, fioletowe – PIT-ów za 2018 rok, etc. Ważna jest konsekwencja i dokładność w archiwizacji, bo to pozwala zapobiec trudnościom, które mogą się pojawić, gdy nie zachowamy odpowiedniego porządku. Uwaga! Dokumenty firmowe powinno się segregować chronologicznie i umieszczać w koszulkach, aby chronić je przed zniszczeniem. Niektóre z nich szybko mogą wyblaknąć i stać się nieczytelne, dlatego paragony czy wydruki z kas fiskalnych warto dodatkowo kserować. Bardzo przydatne do archiwizacji są segregatory ringowe, w których z łatwością można przekładać i przechowywać dokumentację. Mechanizm 4-ringowy jest niezawodny, dlatego zakupiony segregator biurowy posłuży przez wiele lat. W ofercie niektórych sklepów internetowych, jak np. dlabiura24.pl, można znaleźć również segregatory A4 i A5 DONAU, segregatory z mechanizmem kartonowym LEITZ i specjalne segregatory bankowe ESSELTE. Produkty te sprawdzą się zarówno w firmach prywatnych, jak i w instytucjach państwowych. 

Wiodącym producentem segregatorów biurowych jest marka ESSELTE, która oferuje materiały do archiwizacji w różnych rozmiarach i do wielokrotnego zastosowania. Segregatory przydają się do przechowywania informacji wykorzystywanych na bieżąco – ustawione na regale w kolejności alfabetycznej i/lub chronologicznej zapewniają szybki dostęp do dokumentacji.

Zawieszki do szuflad na dokumenty

Każdy segregator biurowy można umieścić na półce, w szafie na dokumenty lub w szufladzie. Są jednak produkty, które niełatwo jest trzymać w szufladzie, zachowując przy tym bezwzględny porządek. Układanie papierów jedno po drugim nie jest najlepszym rozwiązaniem na przechowywanie dokumentów. Z czasem dotarcie do interesujących informacji może okazać się bardzo trudne i czasochłonne. Warto zatem wykorzystać system archiwizacji zawieszkowej, umieszczając materiały biurowe w teczkach i skoroszytach w specjalnych okładkach. Ważne jest to, aby okładki były wyposażone w listwy lub zawieszki do szuflad, które najczęściej producenci montują na grzbietach lub krawędziach. W listach tych znajdują się zaczepy kompatybilne z prowadnicami szuflad. Aby łatwo opisać zawartość różnego rodzaju teczek i skoroszytów zawieszkowych, potrzebne są szyldy i etykiety, które umieszcza się w szufladzie tak, aby nie zasłaniały teczek włożonych wcześniej. Zawieszki na dokumentymożna łatwo odpinać i przesuwać. Pasują do teczek standardowych i ekologicznych w rozmiarze A4. Zawieszki są najczęściej plastikowe z wymienną, kartonową etykietą, służącą do opisania zawartości teczki. Zawieszki na dokumenty DURABLE ułatwiają posegregowanie zawartości materiałów, wyglądają jak wkładki, co sprawia, że można szybko wyjąć zawartość bez naruszenia pozostałych dokumentów w teczce. Uwaga! Należy pamiętać o tym, że archiwizacja zawieszkowa wymaga od pracownika konsekwencji w rozmieszczeniu czytelnych opisów. Dużym ułatwieniem może być zakupienie kolorowych skoroszytów lub teczek oraz podpisywanie etykiet do szyldów w ten sam sposób. Dzięki temu można naprawdę oszczędzić czas i ułatwić szybki dostęp do dokumentacji firmy znajdującej się w szufladach szaf.

Co jeszcze potrzebne do archiwizacji dokumentów?

Aby archiwizacja była w pełni skuteczna, potrzebne będą także pudła archiwizacyjne, w których możemy przechowywać dokumenty przez wiele lat. Warto je pogrupować w teczki i umieścić w dokładnie opisane pudła. Wygodne pudełka wykonane są najczęściej z tektury i posiadają ścianki opisowe oraz otwory ułatwiające wyjmowanie oraz weryfikowanie zawartości. Pudła archiwizacyjne Q-CONNECT mogą przechowywać od 800 do 1500 kartek papieru, a produkty DONAU pomieszczą nawet do 6 segregatorów. Pudła można przenosić z miejsca na miejsce, bo mają specjalne otwory, za które łatwo chwycić materiały. 

Bardziej otwartą konstrukcję od pudeł mają stojaki na teczki, w których pomieści się naprawdę sporo materiałów w postaci zawieszkowej. Zaletą tych stojaków jest to, że można je łatwo złożyć i rozłożyć, niektóre modele zaś da się zawiesić na ścianie. Jeżeli firma dysponuje dużymi zasobami dokumentów, które należy archiwizować na bieżąco, warto rozważyć zakup wózków do teczek – wyposażone w kółka pozwalają na sprawne przechowywanie papierów i przemieszczanie się z miejsca na miejsce. Wózki archiwizacyjne mogą być zamykane na klucz, zatem nie trzeba się obawiać, że informacje znajdujące się w teczkach, trafią w niepowołane ręce. W każdym biurze elementarnym wyposażeniem służącym archiwizacji są teczki i foldery. Ogromna gama teczek pozwala na wygodne przechowywanie dokumentów, opisywanie ich zawartości za pomocą etykiet oraz zawieszanie ich w szufladach i pudłach archiwizacyjnych. Z gumką, na rzep, z rączką, na zatrzask, z przekładami oraz harmonijkowe – to najczęściej używane teczki potrzebne w biurze niemal każdego dnia. Paleta kolorów teczek biurowych OFFICE PRODUCTS sprawia, że porządkowanie dokumentów jest naprawdę przyjemne. W sklepie internetowym dlabiura24.pl można kupić teczki do akt osobowych WARTA – wykonane z twardej okleiny i ze sztywnym grzbietem zapewniają bezpieczeństwo oraz przede wszystkim pewność, że dostęp do ważnych danych mają tylko niektórzy pracownicy. Do archiwizacji dokumentów potrzebne będą również różnego rodzaju akcesoria ułatwiające segregowanie, takie jak: klipsy do spinania Q-CONNECT, wąsy do skoroszytów DURABLE, samoprzylepne listwy do archiwizacji oraz kieszenie na wizytówki do segregatorów marki Q-CONNECT. Niezbędne w codziennej pracy mogą być także wizytowniki DONAU. Archiwizacja dokumentów pozwala więc na pełny nadzór nad zasobami informacji oraz zabezpieczenie ich przez zniszczeniem. Aby zawsze przebiegała skutecznie i zapewniała komfort korzystania i wyszukiwania dokumentacji, niezbędne jest wyposażenie biura w odpowiednie materiały różnego rodzaju. Wszystko, co niezbędne znajdziecie TUTAJ. 
DlaBiura24.pl