Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

25 maja 2018 roku w Europie weszło w życie unijne Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO. Co to znaczy dla firm i przedsiębiorców? W świetle tych przepisów mamy obowiązek uniemożliwienia osobom niepowołanym dostępu do ważnych danych. Należy je chronić przed uszkodzeniami i nieautoryzowanym przetwarzaniem. Zarządzanie dokumentacją wcale nie jest takie trudne. Należy wyrobić w sobie parę nawyków i od razu stanie się to prostsze.

• Nigdy nie zostawiaj dokumentów na wierzchu na biurku. Gdy nie potrzebujesz w danej chwili dokumentów, należy je umieścić w odpowiednim miejscu tak, aby nie dostały się w niepowołane ręce, bo to może grozić wysokimi karami finansowymi oraz postępowaniem sądowym.
• Nie wyrzucaj dokumentów do kosza. Po wyrzuceniu ich do kosza nie wiadomo co się z nimi dzieje i w czyje ręce mogą wpaść. 
• Wychodząc z biura zabezpiecz dokumenty. Należy je schować przed dostępem osób trzecich. Pamiętajmy, aby nie zostawiać osób postronnych w otoczeniu ważnych papierów samych. 
• Zachowuj porządek w papierach. Segregowanie ich i utrzymywanie w nich porządku ułatwia odnalezienie niezbędnych elementów na czas. Odpowiednia organizacja minimalizuje ryzyko kradzieży danych oraz oszustw. Łatwiej odnaleźć jakiekolwiek błędy w uporządkowanym systemie. Do tego niezbędne okażą się segregatory, teczki czy foldery.

JAK ODPOWIEDNIO NISZCZYĆ DOKUMENTY?

Można zarówno skorzystać z usług firmy, która zajmuje się tym profesjonalnie, jak i na własną rękę. Do tego niezbędne okażą się nowoczesne i wydajne niszczarki. Pomocne w tym są również odpowiednie szafy na dokumenty. Muszą być trwałe i posiadać możliwość zamykania na zamek, dzięki czemu dokumenty będą bezpieczne. Jeśli zaopatrzymy się w dobrej jakości zamykaną szafę biurową,  nieupoważnione osoby nie będą mieć dostępu do naszych ważnych dokumentów. 
 

Właściwe przechowywanie dokumentów ma bardzo duże znaczenie w kwestii organizacji pracy. Jest także kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa. Poufne dane nie mogą zostać narażone na kontakt z osobami nieupoważnionymi.